Επιτυχημένη Σύνταξη Επαγγελματικών Κειμένων
Πόσες είναι οι φορές που κάποιοι από εμάς δυσκολευτήκαμε να εκφράσουμε τις σκέψεις μας στον προφορικό λόγο και βρήκαμε ευκολότερο το γεγονός να τις καταγράψουμε σε ένα κομμάτι χαρτί; Πολλοί είναι αυτοί που χρησιμοποιούν το γράψιμο στην καθημερινή τους ζωή, λίγοι είναι όμως εκείνοι που ξέρουν να το χρησιμοποιούν σωστά. Για όλους εμάς λοιπόν που πιστεύουμε ότι δεν το χρησιμοποιούμε σωστά, τώρα υπάρχει λύση. Με την βοήθεια κάποιων βημάτων που πρέπει να ακολουθήσουμε μπορούμε να μάθουμε πώς να βελτιώσουμε την ποιότητα και την ταχύτητα της γραφής μας.
Τα βήματα για αποτελεσματική συγγραφή επαγγελματικών κειμένων είναι τα ακόλουθα:
Πρώτα πρέπει να εξετάσουμε τον τρόπο γραφής μας μέχρι τώρα για να μπορέσουμε να κάνουμε τις απαραίτητες διορθώσεις στον τρόπο γραφής μας. Αφού γράψουμε ένα κείμενο, του ρίχνουμε μια ματιά για να βεβαιωθούμε ότι είμαστε ευχαριστημένοι από αυτό που γράψαμε, τόσο ποιοτικά όσο και ποσοτικά.
Κατόπιν, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε 3 πράγματα όσον αφορά το γράψιμο ενός κειμένου:
1. τι γράφουμε
2. σε ποιόν γράφουμε
3. γιατί γράφουμε
Αυτά τα ερωτήματα θα μας βοηθήσουν να ξεδιαλύνουμε τις σκέψεις μας και θα μας βοηθήσουν επίσης να μην ξεφύγουμε από το θέμα.
Και τώρα φτάσαμε στο στάδιο το οποίο οι περισσότεροι τρέμουν: την εκτέλεση, δηλαδή την καθεαυτού γραφή. Πρέπει να έχουμε υπόψη μας ότι δεν φτάνει μόνο αυτό που θα γράψουμε να εντυπωσιάσει τον αναγνώστη, αλλά το σημαντικότερο είναι να εκθέσουμε με καθαρότητα και σαφήνεια αυτά που έχουμε να πούμε. Πρέπει πάντα να χρησιμοποιούμε απλότητα, καταφατικότητα, ενεργητική φωνή, περιεκτικότητα και αποτελεσματικότητα.
Κάτι άλλο που είναι αρκετά σημαντικό είναι ότι μεταξύ των σταδίων που αναφέρουμε πρέπει να υπάρχει μια παύση για να μπορέσουμε να εντοπίσουμε τα λάθη του κειμένου μας ευκολότερα. Αν ελέγξουμε κάτι που μόλις το έχουμε τελειώσει θα συμπεράνουμε ότι δεν έχουμε πολλά λάθη. Σε αυτό το στάδιο ελέγχουμε το κείμενό μας όσο πιο προσεκτικά γίνεται για τυχόν εκφραστικά, γραμματικά ή ορθογραφικά λάθη.
Αυτό που δεν μπορούμε να αγνοήσουμε καθόλου είναι ότι κάθε γράμμα που στέλνουμε αποτελεί μέρος των δημοσίων σχέσεων της εταιρείας σας. Ο παραλήπτης δεν πρόκειται μόνο να διαβάσει το γράμμα άλλα και να σχηματίσει μια εικόνα για το πώς η επιχείρηση βλέπει τον εαυτό της αλλά και τους συνεργάτες της. Για αυτό το λόγο πρέπει να θυμόμαστε ότι πριν αρχίσουμε να γράφουμε, πρέπει να ξέρουμε ποιο είναι το θέμα μας, ποιος είναι ο παραλήπτης και ποιος είναι ο στόχος μας.
Είναι εξαιρετικά μεγάλη η ανάγκη να συγκεντρώσουμε περισσότερες πληροφορίες από όσες χρειαζόμαστε όταν έχουμε να κάνουμε με την συγγραφή εκθέσεων. Επίσης όταν εμείς είμαστε ειδικοί και θα πρέπει να γράψουμε ένα κείμενο που θα αποτείνετε σε μη ειδικούς πρέπει να έχουμε στο μυαλό σας ότι θα χρειαστεί να απλουστεύσουμε όσο γίνεται το κείμενό μας. Όσο πιο περίπλοκο είναι, τόσο πιο δύσκολο για τους αναγνώστες μας να καταλάβουν τι έχουμε να τους πούμε.
Αν λοιπόν έχουμε πάρει απόφαση να βελτιώσουμε τον τρόπο γραφής μας δεν έχουμε παρά να εφαρμόσουμε όσο αναφέραμε πιο πάνω και θα δούμε ότι με συστηματική δουλειά και επιμονή ο τρόπος γραφής μας θα καλυτερεύσει κατά πολύ!
|
